Den medicinska kontoret står ständigt inför många utmaningar. Den medicinska kontorschefens jobb är att identifiera dem och förstå de nödvändiga åtgärderna för att genomföra framgångsrika strategier.
1 Förberedelser för förändring
Oavsett om det är välkommen eller inte, är förändring oundviklig, särskilt inom vårdindustrin. Det är viktigt att vara beredd på förändringar som kan komma som kan vara teknik, överensstämmelse eller för att möta dina patients krav. Oavsett vad som förändrar dina medicinska kontorsupplevelser är den viktigaste betydelsen av dessa förändringar hur du svarar på det.
Medicinska kontorschefer måste vara redo och kunna identifiera möjligheter till förändringar som ökar effektiviteten i kontoret. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad om hälsovårdstrenderna för ekonomi, överensstämmelse och framtida planering.
2 Övergång till 5010
Även om datumet har gått för alla leverantörer, sjukhus och betalare att konvertera från version 4010 standarder för elektroniska hälso-transaktioner till version 5010 för elektroniska påståenden är övergången långt ifrån över. Faciliteter över hela landet upplever många utmaningar för att komma tillbaka till "normerna" för fakturering och kodning. Att få rena fordringar uträknade tar tid eftersom det bara stod – ingen av oss visste exakt vad vi stod inför.
Det viktigaste steget du kan göra är att identifiera varje problem som det uppstår. Oavsett om du har din egen IT-avdelning eller du måste kontakta din leverantör av fakturering, var redo med exempel på vad dina fakturor upplever för att få saker att fixa. Tyvärr finns det ingen snabb lösning men att stanna ovanpå dessa "buggar" kommer att tjäna dig bra på lång sikt.
3 Skydd av patientens integritet
Alla vårdgivare har ett ansvar att hålla sin personal utbildad och informerad om HIPAA-efterlevnad. Oavsiktligt eller oavsiktligt, obehörigt avslöjande av PHI anses vara ett brott mot HIPAA. Här är 5 tips för att undvika att HIPAA bryts:
- Sjukvårdspersonal bör vara mycket försiktig med att avstå från att avslöja information genom rutinmässig konversation. Detta kan lätt göras genom att nämna till en tredje part något som synes obetydligt att säga att John Smith hade ett kontorbesök idag.
- Diskutera patientinformation i väntelägen, hallar eller hissar bör vara stränga utanför gränserna. Känslig information kan överhöras av besökare eller andra patienter. Också vara säker på att hålla patientjournaler ur områden som är tillgängliga för allmänheten.
- PHI ska aldrig kasseras i papperskorgen. Alla dokument som kastas i papperskorgen är öppna för allmänheten och därmed ett informationsbrott. Använd en extern tjänst som specialiserar sig på att kassera PHI.
- Skvaller är särskilt svår att kontrollera. Det är därför viktigt att tillgången till information strängt begränsas till anställda vars jobb kräver den informationen. Denna typ av överträdelse kan vara särskilt skadlig för din organisations rykte, särskilt i små samhällen där "alla vet alla".
- Försäljning av patientlistor eller avslöjande av PHI till tredje part för marknadsföring är strängt förbjudet utan föregående tillstånd från patienten. Kom ihåg att utlämnande av patientinformation endast ska komma åt för att tillhandahålla kvalitetsvård.
4 Infektionskontroll
Förhindra spridningen av infektionssjukdomar är huvudmålet med infektionskontroll i sjukhuset. Som vi alla vet är rätt handtvätt det effektivaste sättet att förhindra spridning av infektioner, men handtvätt kan inte göra jobbet. Patienter och personal kan hjälpa till genom att:
- Håll dig uppdaterad om immuniseringar, inklusive influensavillet.
- Använd korrekt hygien vid hosta och nysning.
- Följ lämpliga riktlinjer vid hantering av blod och andra kroppsvätskor.
- Använd lämplig personlig skyddsutrustning (PPE) vid behov
Det viktigaste steget det medicinska kontoret kan ta för att förhindra spridningen av infektionssjukdomar är att lägga till beröringsfria eller handsfria produkter som främjar patientsäkerhet och skyddar patienter och personal.
5 Utestående fordringar
Om dina medicinska fordringar faktureras elektroniskt eller papper faktureras via post, är det absolut nödvändigt att din medicinska kontorspersonal följs upp med försäkringsbärarna för att få fordringsstatus. När räkningen har mottagits av försäkringsbolaget behöver du inte vara nådig för att få betalt i rätt tid.
Beroende på din faktureringsmetod bör du räkna med att få betalning på så lite som 15 dagar. Om dina försäkringsbetalningar är genomsnittliga en omgångstid längre än 30 dagar från det att dina räkningar skickas ut tills du får betalning, behöver ditt kontor utveckla en process för uppföljning av fordringar. Uppföljning av status för dina fordringar kan definitivt förbättra dina kundfordringar dagar.
6 Intern kontroll
Interna kontroller definieras som en process avsedd att motverka bedrägeri, skydda företagets resurser och se till att lagar och förordningar överensstämmer. Interna kontroller är bara effektiva om de bestäms av medicinska kontors specifika behov, implementeras, övervakas och mäts för att säkerställa att de fungerar som planerat.
Den medicinska kontoret måste ta ett proaktivt tillvägagångssätt för att förebygga och upptäcka anställdas missförhållanden genom att ha en policy om intern kontroll. Förebyggande och upptäckt spelar en mycket viktig roll i någon intern kontrollprocess genom att minimera en viss risknivå.
