Medicinska kontorspersonalmöten kan vara ganska effektiva om de utnyttjas på ett effektivt och produktivt sätt. Möten är en utmärkt form av kommunikation för hela övningen och bör hållas regelbundet. När möten planeras varje vecka, två gånger i veckan eller till och med varje månad, kan chefer och personal hantera frågor inom kontoret i tid.
Många gånger kan möten bli ineffektiva när det inte finns tillräckligt med planering för att tillgodose tidsbegränsningar eller informationen som presenteras inte ordentligt organiserad. Här är flera sätt du kan vara värd för effektivare medicinska kontorsmöten.
1Dagsorden
Att utveckla en standardagenda låter dig hantera viktiga ämnen vid varje möte i storleksordningen. Detta gör det möjligt för varje möte att flöda smidigt och hålla på ämnet med tillräckligt med tid för att diskutera alla de viktigaste ämnena. Många gånger möten kommer att gå över den schemalagda tiden, men ditt möte kan sluta i tid så länge som viktiga frågor tas upp.
En typisk mötesagenda innehåller:
- Välkommen och introduktion
- Frånvaro
- Protokoll från föregående möte
- Frågor som uppstått från föregående möte
- Förteckning över saker som ska diskuteras i viktordning
- Annat företag som tillåter medarbetare att ta upp andra ämnen
- Någon ny verksamhet för nästa möte.
- Nära till mötet.
I listan över objekt, inkludera vanliga föremål som ska adresseras vid varje möte. Dessa kan vara infektionskontroll, HIPAA och finansiella mål.
Leta efter återkommande föremål från tidigare agendor, till exempel påstå avslag, långa väntetider och problem med patienttillfredsställelse.
2Frekvens och längd för att tillgodose behov av patientvård
Frekvensen och längden på kontormöten beror på flera faktorer. På grund av tidsbegränsningarna på det medicinska kontoret bör mötena inte störa patientvården.
Den bästa tiden att planera ett möte skulle vara efter timmar eller under en långsam dagstid. På så sätt skulle mötet få några eller inga avbrott och kan börja och sluta i tid. Ett veckomånatligt eller månatligt personalmöte som inte varar mer än en timme skulle vara bekvämare.
Vissa chefer kanske också vill träffas en gång i månaden med mindre grupper eller enskilda medarbetare för att ta itu med mer specifika ämnen. Detta är ett viktigt steg som ofta lämnas ur mötesplaner. Mindre grupper eller enskilda möten tillåter människor att ta upp eller diskutera ämnen som de kanske inte är villiga att prata om framför en större grupp. Chefer kan också använda detta som ett tillfälle att diskutera konfidentiella problem med medarbetare utan att någon känner sig singled out.
3Discuss Viktiga ämnen i medicinsk inställning
Även om varje kontor är annorlunda är dynamiken hos det medicinska kontoret mycket likartat. Vissa ämnen bör beröras vid varje möte för att säkerställa att ditt medicinska kontor upprätthåller överensstämmelse med statliga och federala riktlinjer.
- HIPAA: Alla vårdgivare har ett ansvar att hålla sin personal utbildad och informerad om HIPAA-efterlevnad. Oavsiktligt eller oavsiktligt, obehörigt avslöjande av PHI anses vara ett brott mot HIPAA. Påminn personalen varje möte om vikten av att undvika upplysningar av information genom rutinmässig konversation. diskutera patientinformation i väntningsområden, hallar eller hissar; korrekt bortskaffande av PHI och tillgång till information är strängt begränsad till anställda vars jobb kräver den informationen.
- Infektionskontroll: Förhindra spridningen av infektionssjukdomar är huvudmålet med infektionskontroll i det medicinska kontoret. Som vi alla vet är korrekt handtvätt det effektivaste sättet att förebygga spridningen av infektioner. Men handtvätt ensam kan inte göra jobbet. Vänliga påminnelser kommer att gå långt för att se till att personal och patienter är säkra.
- Finansiella mål: En sjukvårdsinrättnings framgångar beror på styrkan i det medicinska kontors finanspolicy och hur kontoret utför sina ekonomiska mål. Att hålla personalen informerad om hur väl eller dåligt kontoret utför är ett sätt att fortsätta att fungera bra eller förbättra. Kontorets finansiella ställning är lika viktigt för personalen eftersom de vet att så länge kontoret fungerar bra ekonomiskt kan de säkra de känner i sina jobb.
