Interna kontroller definieras som en process avsedd att motverka bedrägerier, skydda företagets resurser och säkerställa överensstämmelse med lagar och förordningar. Interna kontroller är bara effektiva om de bestäms av medicinska kontors specifika behov, implementeras, övervakas och mäts för att säkerställa att de fungerar som planerat.
Den medicinska kontoret måste ta ett proaktivt tillvägagångssätt för att förebygga och upptäcka anställdas missförhållanden genom att ha en policy om intern kontroll. Förebyggande och upptäckt spelar en mycket viktig roll i någon intern kontrollprocess genom att minimera en viss risknivå.
1 Hiring Practices
Att anställa den bästa medicinsk kontorspersonalen är ett effektivt sätt att stärka en intern kontrollprocess. Anställa personal som är kompetent, pålitlig och tillförlitlig genom att ordentligt prescreening kandidater är bara bra affärsintresse. Bakgrundskontroller och referenskontroller är enkla sätt att klä ut några dåliga äpplen och avskräcka vissa personer från att söka jobbet.
Även om tidigare arbetsgivare inte får ge någon annan information än anställningsstatus och berättigande till rehire, kan du begära att sökande ger kontaktinformation för tidigare handledare eller medarbetare för att få mer detaljerad information. Bakgrundskontroller inklusive kreditkontroll ger också information om en sökandes personliga historia.
2Separation av uppgifter
Separat uppgift hindrar en anställd från att ha ansvaret för flera transaktioner som innefattar hantering av finanser. När en anställd måste hantera pengar borde det finnas en person som tillåter vissa transaktioner, en annan person som ansvarar för bearbetningen och en annan för att förena och registrera. Detta garanterar att ingen person kan utföra någon uppgift som inte upptäcks eller granskas av en annan person.
Separering av arbetsuppgifter gör det svårt för någon mängd pengar att gå vilse, oavsett om det är på receptionen eller på administrativ nivå för det medicinska kontoret. När anställda vet att varje process spåras och övervakas, uppmuntrar den noggrannhet och ärlighet i att utföra uppgifter.
3Documentation
Varje finansiell transaktion ska ha ett pappersspår. Dokumentation handlar inte bara om att skriva eller dokumentera handlingar utan även att hålla kopior av alla finansiella dokument som fakturor och betalningsmedel. Anställda bör informeras om att aldrig utföra en transaktion baserat på en verbal begäran.
Giltig dokumentation inkluderar officiella medicinska kontorsformer, brevpapper eller fakturor och bör godkännas genom underskrift, vid behov. Kontrollerna ska alltid ha en faktura, liksom återbetalningar, penningöverföringar eller betalningsinlägg. Kontanter bör endast godtas, aldrig utdelas såvida inte patienten ändras. Kassaförsändning bör också dokumenteras vid början och slutet av varje skift.
4Fysiska och elektroniska skyddsåtgärder
Användning av kassaskåp, larmsystem, kameror och lås kan hjälpa det medicinska kontoret för att skydda data, lager, tillgångar och pengar.
1. Håll alla kassaskåp, checkar och kvitto böcker låsta i ett kassaskåp med begränsad tillgång av den medicinska kontorspersonalen. Kombinationer bör ändras regelbundet.
2. Har larmsystem på plats för efter timmar och icke-operativa dagar.
3. Kameror kan placeras vid varje ingång och utgång, receptionen och riktar sig till kassan.
4. Håll dörrarna till försörjningsrummet och / eller apotekskåpan hela tiden och bara tillåta åtkomst till vissa områden efter behov.
Elektroniska skyddsåtgärder inkluderar användningen av lösenord och begränsar endast åtkomst till behörig personal.
5Monitoring Operations
En eventuell intern kontrollprocess skulle vara ofullständig utan ett sätt att övervaka verksamheten. Intern kontroll övervakning innebär att man granskar den dagliga verksamheten för att säkerställa att processerna fungerar ordentligt.
1. Kontantavstämning
2. Konto- eller kartläggningsrevision
3. Verifiering genom att jämföra rapporter
4. Regelbundna kontroller av lager
Att hålla ett öga på alla processer är avgörande, men först och främst måste en medicinsk kontorschef:
1. Fastställa regler och mål
2. Kommunicera dem till all personal
3. Ge regelbunden feedback
