Med planering och vård kan den medicinska kontorschefen öka effektiviteten och effektiviteten genom framgångsrik kommunikationsteknik och praktik. Kommunikation är ett av de viktigaste verktygen i alla relationer, vare sig det är personligt eller professionellt. I det medicinska kontoret är tydlig kommunikation mellan personalen avgörande för att säkerställa patientens kvalitet.
Kommunikation är 2-vägs
För att kommunikationen ska kunna slutföras måste det finnas idéer eller information som ska delas, någon att ge informationen eller idén, och någon som kommer att få informationen.
Kommunikation är bäst när det är ömsesidigt, vilket innebär att idéer och information delas mellan de två personerna, med varje givande och ta från utbytet. När kommunikationen är ensidig är möjligheten till missförstånd eller missförstånd hög, och det leder till oförsvunna förväntningar och dåliga resultat.
I ett förhållande går vi oftast tillbaka och ber om ursäkt för missförstånd och försök igen. Men i ett medicinskt kontor kan missförstånd vara dyrt både fysiskt och ekonomiskt. Studier bland de mest effektiva ledarna visar att kommunikation är den viktigaste färdigheten som en chef eller ledare kan ha och använda.
Effektiv kommunikation i Medical Office Inställning
Att kommunicera effektivt och tydligt är information viktig.
Oavsett om det sker i en skriftlig kommunikation, via ett kontorsmail, en i en interaktion eller i en gruppinställning, är det viktigt att hålla sig till det aktuella ämnet och inte bortse från punkten. Genom att använda journalens fem W-ord och ett H-tillvägagångssätt kommer det att bidra till att fokusera på frågan:
- Vem: Vem behöver informationen delas? Vem kommer denna information att påverka? Vem är eller kommer att bli ansvarig?
- Vad: Vilka steg måste vidtas? Vilket resultat är önskat? Vilka resurser krävs för att slutföra processen eller projektet? Vilka är de omständigheter som direkt påverkar denna fråga?
- Varför: Varför är detta viktigt? Varför finns den person som tar emot denna information?
- Var: Var kommer händelsen, mötet, arbetet att äga rum? Var är de material eller data som behövs för att slutföra projektet?
- När: När är mötet? När är tidsfristen? När är feedback eller framsteg begärt?
- Hur: Hur mäts framgång? Hur utvärderas prestanda? Hur kommer genomförandet vara säkert?
Var tydlig och kortfattad – Eliminera chatt och fluff
Det här är bara några frågor som kan adresseras för att hålla informationen klar och kortfattad. En annan bra tumregel när man adresserar andra är: "Säg vad du menar och menar vad du säger."
När andra vet att du ger meningsfull information och feedback, är de mer benägna att lyssna noga och betrakta din utbyte med respekt. En chef som sladdar, pratar oupphörligt om frågor som saknar affärsverksamhet, eller om det går av med ämnet under möten blir mindre effektivt eftersom deras anställda börjar ställa ut "fluffen". Medan det är viktigt att ha en fungerande rapport med dina medarbetare och anställda, är det lika viktigt att ha professionell medvetenhet.
Ge feedback – Aktiv lyssning
Feedback är en annan viktig del av effektiv kommunikation. Att lyssna på feedback hjälper alla parter att förstå. En teknik som kallas "aktivt lyssnande" är ett användbart verktyg för att säkerställa att förståelsen är komplett. I den här tekniken kommer lyssnaren att omformulera informationen de hörde i sina egna ord. Om denna information är korrekt är utbytet slutfört, om inte avsändaren av informationen kan korrigera missförstånd vid denna tidpunkt. Denna utbyte tar bara lite mer tid och är ett effektivt verktyg för att skapa ansvarsskyldighet eftersom alla som är involverade i utbytet vet att förväntningarna var tydliga och förstådda.
Fördelarna med tydlig kommunikation i Medical Office
Tydlig och effektiv kommunikation sparar tid, pengar och förvärring. När alla parter förstår vad som behövs, förväntat och acceptabelt, är framsteg säkrare. När alla parter förstår varför något är nödvändigt, känner de sig respekterade. När idéer utbyts och feedback beaktas, känner alla parter sig med och viktiga för processen. Dessa känslor av inkludering och betydelse är avgörande för kontorsmoral och övergripande framgång i praktiken.
